Fotokopi Kiralamada Sayfa Başı mı, Sabit Ücret mi? Hangi Model İşletmenize Uygun?

Fotokopi kiralamada müşterilerin ilk sorusu neredeyse hiç değişmiyor: sayfa başı mı, sabit ücret mi? Cevap can sıkıcı ama dürüst: duruma bağlı. İki modelin birbirine mutlak üstünlüğü yok. Aynı sözleşme bir emlak ofisini rahatlatırken, iki sokak ötedeki dershaneyi yıl sonunda zarara sokabiliyor. Kısaca şöyle: baskınız düzensizse ve ayda 1.500 sayfanın altındaysa sayfa başı fotokopi kiralama; hacminiz belliyse ve 5.000 sayfayı aşıyorsa sabit ücret. Arada kalıyorsanız, ki çoğu işletme kalıyor, ikisinin karışımı olan kotalı sözleşmeye bakın. Gerisi bu üç cümlenin açıklaması. SAYFA BAŞI MODEL NASIL İŞLİYOR Makine kurulur, ay boyunca ne bastıysanız onun parasını ödersiniz. Ay sonunda sayaç okunur, siyah-beyaz ve renkli baskılar ayrı tarifeden hesaplanır. Sektörde "tık başı" da denir, aynı şey. Kira diye ayrı bir kalem görmezsiniz. Makinenin kirası da, toneri de, bakımı da, servisi de sayfa fiyatının içine gömülüdür. Kısacası makineyi kiralamıyorsunuz, baskıyı satın alıyorsunuz. Kâğıt hariç; neredeyse hiçbir sözleşmede kâğıt yok ve bu sonradan tartışma çıkarıyor. Modelin asıl kazandırdığı yer işin sakinlediği aylar. Ofis yarı boşsa fatura da yarıya iniyor. İki yerde canınızı yakar. Birincisi hacim: ayda 10.000 sayfayı geçmeye başladığınızda her sayfanın ücretli olması toplamda ağır bir yük haline gelir. İkincisi renkli baskı; renkli sayfanın birim fiyatı siyah-beyazın birkaç katıdır. Toplam hacminiz düşük olsa bile içinde bol renkli varsa hesap tutmaz. Bir de bazı sözleşmelerde aylık minimum sayfa taahhüdü olur. Basmasanız da o parayı ödersiniz. Teklifte bu maddeyi özellikle arayın. PEKİ SABİT ÜCRET Burada her ay aynı tutarı ödersiniz. Aslında tam olarak öyle de değil: "sınırsız" diye anlatılan sözleşmelerin çoğunda bir sayfa kotası vardır. Kota içinde ek ödeme yok, aştığınızda aşan kısım sayfa başı fiyatlanır. En büyük faydası muhasebe tarafında. Yıllık bütçeye tek bir rakam yazarsınız ve o rakam tutar. Okullarda, hastanelerde, kamu tarafında bu öngörülebilirlik çoğu zaman fiyatın kendisinden daha değerlidir. Hacminiz yüksekse sayfa başına düşen maliyet de belirgin şekilde aşağı iner. Riskli tarafı şu: ofis kapalıyken de aynı faturayı ödersiniz. Bir de kota aşımı meselesi var. Aşım tarifesi sözleşmede rakamla yazılmazsa, yoğun geçen ilk ayın faturası tartışmaya dönüşüyor. "Makul bir ücret" gibi ifadeler yeterli değil. Sarf malzemesine de dikkat edin. Sayfa başı sözleşmelerde toner hemen her zaman dahildir, sabit ücretlilerde her zaman değil. Toner hariç bir sözleşme kâğıt üstünde ucuz görünüp gerçekte pahalıya gelebiliyor. İKİSİNİ YAN YANA KOYALIM Bütçe öngörülebilirliği Sayfa başı: her ay değişir, önceden bilemezsiniz. Sabit ücret: sabittir, planlarsınız. Ayda 1.500 sayfanın altı Sayfa başı: net avantaj. Sabit ücret: kullanmadığınız kapasiteye para vermiş olursunuz. Ayda 5.000 sayfanın üstü Sayfa başı: pahalıya gelir. Sabit ücret: burada kazanırsınız. Dalgalı iş temposu Sayfa başı: tam size göre. Sabit ücret: yanlış tercih. Toner ve bakım Sayfa başı: hemen her zaman dahil. Sabit ücret: değişir, mutlaka sorun. HANGİ İŞLETMEYE HANGİSİ Ayda 1.500 sayfanın altındaysanız Avukatlık büroları, emlak ofisleri, küçük mimarlık ofisleri, danışmanlıklar. Bu ölçekte sabit ücret ödemek, kullanmadığınız kapasiteyi finanse etmek demek. Sayfa başına gidin. 1.500 ile 5.000 arasındaysanız En kalabalık grup burası. Klinikler, ajanslar, üretim firmalarının idari birimleri. Kesin bir cevap yok; gerçekçi bir kota belirleyip aşım fiyatını sözleşmeye yazdırmak en sağlıklısı. Mali müşavirleri ayrıca anmak gerekiyor: beyanname döneminde hacimleri katlanıyor, yaz aylarında neredeyse duruyor. Yıllık ortalamaya bakıp sabit ücret seçen bir ofis, yılın büyük kısmında gereksiz ödeme yapıyor. 5.000 sayfanın üstündeyseniz Okullar, hastaneler, çağrı merkezleri, kamu kurumları, irsaliye ve etiket basan depolar. Burada sabit ücret neredeyse tartışmasız. KARARI HESAPLA VERİN, HİSLE DEĞİL Bu kararı tek bir bölme işlemiyle verebilirsiniz: Başabaş sayfa = Aylık sabit ücret / Sayfa başı birim fiyat Elinizdeki sabit ücret teklifini, aynı firmanın verdiği sayfa başı birim fiyata bölün. Çıkan sayı sizin başabaş noktanızdır. Aylık baskınız bu sayının altındaysa sayfa başı, üstündeyse sabit ücret daha ucuz. Hepsi bu. Tek şart, aylık baskı hacminizi gerçekten biliyor olmak. "Ayda iki bin sayfa basıyoruzdur herhalde" cümlesiyle yapılan hesap tutmuyor; tahminler gerçeğin bazen çok altında, bazen çok üstünde çıkıyor. Mevcut makinenizin son 6 aylık sayaç raporunu çıkarın, hem ortalamayı hem en yoğun ayı not edin, renkli ve siyah-beyaz ayrımını da yapın. Beş dakikalık bir iş ama sözleşmenin tamamını belirliyor. İMZADAN ÖNCE ŞUNLARI SORUN Sorulmadığı için sonradan sorun çıkaran maddeler bunlar: Toner, drum, bakım ve yedek parça fiyata dahil mi? Minimum sayfa taahhüdü var mı, varsa kaç sayfa? Kotayı aşarsam sayfa başı ücret ne kadar? Renkli ve siyah-beyaz sayaçlar ayrı mı işliyor? Arıza olduğunda kaç saatte geliyorsunuz, uzarsa yedek makine veriliyor mu? Sözleşme kaç ay, erken çıkarsam bedeli ne? Yıllık zam hangi orana veya endekse bağlı? Sayaç uzaktan mı okunuyor, yoksa beyana mı bakılıyor? Kurulum, nakliye ve taşınma halinde yer değişikliği ücretli mi? Hepsinin cevabını yazılı isteyin. "Merak etmeyin, biz hallederiz" cümlesi fatura tartışmasında hiçbir işe yaramıyor. EN ÇOK GÖRDÜĞÜMÜZ HATALAR Sadece aylık rakama bakmak. İki teklifi karşılaştırırken aylık tutar yerine 12 aylık toplamı hesaplayın; sıralama sık sık değişiyor. Renkli oranını atlamak. Toplam hacmin beşte biri renkliyse bütün hesap değişiyor. Servis süresini sözleşmeye yazdırmamak. Arıza müdahalesi saat cinsinden yazılmalı; sözlü taahhüdün bir karşılığı yok. Büyümeyi hesaba katmamak. Uzun süreli bir sözleşme imzalıyorsanız bugünkü hacminizi değil, sözleşme bitiminde nerede olacağınızı düşünün. Hacim değişirse modelin revize edilebileceğine dair bir esneklik maddesi ekletin. SIK SORULAN SORULAR Sayfa başı fotokopi kiralama ne kadar tutar? Aylık baskı hacminizi sayfa birim fiyatıyla çarparsınız, tutar budur. Birim fiyat ise makineye, renkli baskı oranınıza, aylık taahhüde ve sözleşme süresine göre değişir. Sayaç veriniz olmadan verilen rakamlar tahminden ibarettir. Sayfa başı modelde toner parası ayrıca ödenir mi? Normalde hayır. Toner, drum, bakım ve yedek parça sayfa fiyatının içindedir. Yine de sözleşmede yazılı olarak görün; sarf malzemesini kapsam dışı bırakan sözleşmeler de dolaşıyor. Sabit ücretli kiralamada sayfa sınırı var mı? Çoğunda var. Aylık bir kota belirlenir, kota içinde ek ödeme yoktur, aşarsanız aşan kısım sayfa başı fiyatlanır. Gerçekten sınırsız sözleşmeler yaygın değil. Küçük bir ofis için hangisi daha mantıklı? Ayda 1.500 sayfanın altındaysanız sayfa başı. Kullanmadığınız kapasiteye para ödememiş olursunuz. Sözleşmenin ortasında model değiştirilebilir mi? Sözleşmede esneklik maddesi varsa evet. Bu yüzden imzadan önce, hacimde belirgin değişiklik olursa modelin revize edilebileceğine dair bir madde ekletmek önemli. Renkli baskı oranı seçimi etkiler mi? Hem de çok. Renkli sayfanın birim fiyatı siyah-beyazın belirgin şekilde üzerinde. Renkli oranı yüksek bir işletmede sayfa başı model, düşük hacimde bile beklediğinizden pahalı çıkabiliyor. SON SÖZ Bu iki model arasında "daha iyi" olan yok, size uyan var. Baskınız az veya düzensizse sayfa başı, çok ve öngörülebilirse sabit ücret. Emin değilseniz sayaç raporunuzu çıkarın ve o bölme işlemini yapın; cevap genelde tek bakışta ortaya çıkıyor. Kendi rakamlarınızla bakmamızı isterseniz bize ulaşın, hacminize göre iki modelin karşılaştırmasını çıkarıp gönderelim.