Hukuk Büroları ve Noterler İçin Fotokopi Makinesi Kiralama

Bir hukuk bürosunun evrak trafiği sıradan bir ofisinkine benzemez. Tek bir dava dosyası yüzlerce sayfa ek belge, farklı boyutlarda tapu ve ekspertiz evrakı, zımbalı tanık beyanları ve UYAP'a yüklenmesi gereken taranmış doküman içerir. Ematek Büro Makineleri olarak 2008'den bu yana sürdürdüğümüz kurumsal kiralama deneyimiyle, hukuk bürosu fotokopi kiralama hizmetimizi tam olarak bu iş akışına göre kuruyoruz: toner, drum, yedek parça ve yerinde teknik servis kira bedeline dahil.

Çağlayan Adliyesi Çevresindeki Bürolara Dakikalar İçinde

Merkezimiz Şişli Perpa Ticaret Merkezi'nde. Yani İstanbul Adalet Sarayı'nın (Çağlayan) bulunduğu aksın hemen içindeyiz. Duruşma günü çalışmayan bir cihaz, hukuk bürosu için ertelenebilir bir aksaklık değildir; bu yüzden Çağlayan, Kağıthane, Mecidiyeköy ve Beşiktaş hattındaki bürolara müdahale sürelerimiz kısadır. Mobil servis ağımızla Kadıköy, Sarıyer, Tuzla, Esenyurt, Arnavutköy ve Hadımköy dahil İstanbul genelinde aynı gün yerinde müdahale ediyoruz.

Hukuk Bürolarında Baskı İhtiyacı Neden Farklıdır?

Standart bir ofis yazıcısı, ay sonuna yığılan dosya teslim trafiğini kaldıramaz. Avukatlık bürolarında ve noterliklerde karşılaştığımız temel farklar şunlardır:

• Ani hacim sıçramaları: Duruşma ve tebligat süreleri yaklaştığında günlük baskı adedi birkaç katına çıkar.
• Tarama ağırlıklı kullanım: Çoğu büroda tarama hacmi baskı hacmini geçer; UYAP'a yüklenen her belge önce cihazdan geçer.
• Karışık evrak: Zımbalı, katlanmış, farklı gramajda ve A3 boyutunda belgeler aynı destede gelir.
• Sıfır tolerans: Süre tutum ve temyiz tarihlerinde cihaz arızası telafi edilebilir değildir.
• Gizlilik yükümlülüğü: Müvekkil belgeleri Avukatlık Kanunu ve KVKK kapsamında korunmak zorundadır.

UYAP İçin Doğru Tarama Yapılandırması

UYAP'a yüklenen belgenin okunabilir olması kadar dosya boyutunun sınırları aşmaması da önemlidir. Kurulum sırasında cihazınızı bu iş akışına göre ayarlıyoruz:

• Aranabilir PDF (OCR): Taranan belge içinde metin araması yapılabilir. Dilekçe hazırlarken dosya içinde bir ifade aramak dakikalar yerine saniye alır.
• Çift taraflı otomatik besleme (ADF): Yüzlerce sayfalık dosya tek seferde, arkalı önlü taranır.
• Optimize çözünürlük: 300 dpi siyah-beyaz profil, okunabilirlik ile dosya boyutu arasındaki dengeyi kurar.
• Boş sayfa ve eğrilik düzeltme: Taramadan sonra tek tek sayfa silmekle uğraşmazsınız.
• Doğrudan hedefe gönderim: Taranan dosya ekrandan seçilen klasöre, e-postaya, USB belleğe veya büro sunucusuna gider.
• Hazır tuş profilleri: "UYAP taraması" gibi tek dokunuşluk kısayolları cihaz ekranına biz tanımlıyoruz.

Müvekkil Gizliliği ve KVKK Uyumu

Çok fonksiyonlu cihazlar, üzerinden geçen belgeleri dahili diskte geçici olarak tutar. Hukuk bürosu için bu, üzerinde düşünülmesi gereken gerçek bir risktir. Kiralama kapsamında sunduğumuz önlemler:

• PIN'li güvenli baskı: Belge, siz cihazın başına gidip kodu girene kadar yazdırılmaz. Çıktı tepsisinde bekleyen müvekkil evrakı olmaz.
• Kullanıcı bazlı yetkilendirme: Her avukat ve katip kendi kodu ile işlem yapar; renkli baskı ve tarama yetkisi kişi bazında ayarlanır.
• Disk şifreleme ve iş sonrası veri temizleme: Geçici doküman verileri işlem bitiminde diskten silinir.
• Sözleşme sonunda imha tutanağı: Cihaz büronuzdan çıkarken disk güvenli şekilde silinir veya imha edilir ve tarafınıza yazılı tutanak verilir.
• Kişi bazlı sayaç raporu: Hangi belgenin kim tarafından basıldığı takip edilebilir; iç denetim ve dosya bazlı maliyet takibi kolaylaşır.

Noterlikler İçin Ek Gereksinimler

Noterlik daireleri hukuk bürolarından da yüksek bir günlük belge hacmiyle çalışır ve iş akışı doğrudan gişe hızına bağlıdır. Noterlik kurulumlarında öne çıkan başlıklar:

• Yoğun saatlerde kuyruk oluşturmayan yüksek hızlı cihaz seçimi
• Vekaletname, tapu ve proje evrakı için A3 baskı ve tarama desteği
• Kaşe, mühür ve ıslak imzalı belgelerin net çıkması için kalibre edilmiş tarama profilleri
• Kimlik, pasaport ve ehliyet gibi belgeler için otomatik birleştirme özelliği
• Gişe ve arka ofis için ayrı cihaz konumlandırması
• Arşiv dijitalleştirme dönemlerinde geçici ek cihaz desteği

Satın Almak mı, Kiralamak mı?

Bir cihazı satın aldığınızda ödeme bittiğinde masraf bitmez. Toner, drum, fuser ünitesi ve servis faturaları cihazın ömrü boyunca devam eder ve çoğu zaman satın alma bedelini aşar. Sayfa başı kiralama modelinde bu kalemlerin tamamı ödemenin içindedir.

• Öngörülebilir bütçe: Sürpriz toner ve arıza faturası çıkmaz.
• Sermaye bağlamazsınız: Cihaz bedeli büro sermayenizde durmaz.
• Saydam faturalama: Aylık sayaç okunur, alınan kopya adedi birim fiyatla çarpılır. Ödediğiniz rakamın nereden geldiği bellidir.
• Teknoloji yenileme: İhtiyacınız büyüdüğünde daha yüksek kapasiteli modele geçilir.
• Muhasebe kolaylığı: Kira bedelleri genellikle doğrudan dönem gideri olarak kaydedilir, amortisman takibi gerekmez. Büronuzun kendi durumu için mali müşavirinize danışmanız yerinde olur.

Konuyu ayrıntılı karşılaştırmak isterseniz kiralama mı satın alma mı yazımızı inceleyebilirsiniz.

Hangi Cihazlarla Çalışıyoruz?

Toshiba Yetkili Bayisiyiz; bunun yanında Kyocera, Konica Minolta, Canon, HP ve Develop cihazlarında da servis ve kiralama hizmeti veriyoruz. Marka bağımsız çalışmamızın hukuk büroları açısından pratik faydası şudur: cihaz seçimi markaya değil, büronuzun gerçek tarama ve baskı profiline göre yapılır. Yoğun tarama yapan bir büroya besleyici kapasitesi güçlü bir model, renkli sunum dosyası hazırlayan bir büroya renk kalitesi öncelikli bir model öneririz.

Fiyatlandırma Nasıl Belirlenir?

Hukuk bürosu fotokopi kiralama fiyatları tek bir liste üzerinden değil, büronuzun gerçek kullanımına göre hesaplanır. Teklifi belirleyen kalemler:

• Aylık siyah-beyaz baskı adedi
• Aylık renkli baskı adedi ve toplam içindeki oranı
• A3 ihtiyacı olup olmadığı
• Cihaz hızı ve otomatik besleyici kapasitesi
• Sözleşme süresi ve cihaz adedi

Mevcut cihazınızın son üç aylık sayaç değerlerini paylaşmanız yeterli. Sayaç bilgisi yoksa büronuzdaki avukat ve katip sayısı ile aylık dosya adedinden yola çıkarak birlikte tahmin çıkarıyoruz.

Kurulum Süreci

• 1. İhtiyaç analizi: Büronuzu ziyaret ediyor, avukat sayısını, dosya hacmini ve mevcut cihaz sayaçlarını inceliyoruz.
• 2. Cihaz seçimi ve teklif: Kullanımınıza uygun model ve sayfa başı birim fiyat belirlenir; toner ve servis kapsamı teklifte yazılı olarak yer alır.
• 3. Kurulum ve eğitim: Cihaz yerleştirilir, ağa bağlanır, UYAP tarama profilleri ve güvenli baskı ayarları tanımlanır, ekibinize kullanım eğitimi verilir.
• 4. Operasyon desteği: Toner seviyesi takip edilir, bitmeden gönderilir. Arıza durumunda aynı gün yerinde müdahale edilir.

Servis ve Destek

Şişli merkezli mobil servis ağımızla İstanbul genelinde aynı gün yerinde müdahale ediyoruz. Ağ bağlantısı ve sürücü kaynaklı sorunlarda ise yerinde gelmeyi beklemeden uzaktan bağlantı ile çözüm sağlıyoruz; ayrıntılar için teknik destek sayfamıza bakabilirsiniz. Toner stoğunuzu biz takip ediyoruz, bitmeden gönderiyoruz.

Büronuza Uygun Cihazı Birlikte Belirleyelim

Son üç ayın baskı hacmini paylaşın, büronuza özel teklifimizi hazırlayalım. Ücretsiz keşif için 0212 222 21 38 numarasından bize ulaşabilir, iletişim formumuzu doldurabilir veya info@ematekburo.com adresine yazabilirsiniz.

Diğer sektörel çözümlerimiz için ofis için fotokopi kiralama sayfamızı inceleyebilir, firmamız hakkında ayrıntılı bilgiye kurumsal sayfamızdan ulaşabilirsiniz.